Der Check-In Prozess

Wir verstehen unter Check-In Prozess einerseits die Bereitstellung der Informationen auf wöchentlicher Basis durch die Verantwortlichen Mitarbeiter für strategische Aktivitäten, andererseits aber auch die Synchronisation des Teams und des Managements für die jeweilige Abstimmung des Fortschrittes.

Wöchentlicher Check-In für strategische Aktivitäten

Jeder Mitarbeiter, der strategische Aktivitäten verantwortet, muss zu diesen Aktivitäten einmal pro Woche ein Feedback abgeben. Dieses Feedback ermöglicht die Einschätzung des Fortschritts und die erwartete Ergebniserwartung zum Ende des Quartals. Da wir Wert darauf legen, in der Steuerung nicht KPIs als rückblickende Kennzahl zu verarbeiten, bedient sich der Check-In vorrangig den persönlichen Einschätzungen des Mitarbeiters. Dies hat mehrere Vorteile:

• KPIs und Messwerte müssen durch den “Empfänger” des Wertes immer interpretiert werden.
  Die Übermittlung von persönlichen Einschätzungen beinhaltet bereits die Interpretation des Wertes durch den verantwortlichen Mitarbeiter.
• Einschätzungen liefern ein realistisches Bild der aktuellen Situation, da neben den reinen Messwerten auch zwischenmenschliche Faktoren, äußere Einflüsse oder bereits bekannte Herausforderungen der Zukunft berücksichtigt werden können.
• Messwerte liefern einen Blick in die Vergangenheit. Persönliche Einschätzungen ermöglichen ein “Predictive Controlling“.

Um einen Status zu übermitteln bietet es sich an, die GrowthSquare Plattform zu verwenden.

Wesentlich ist jedoch, dass die Mitarbeiter die folgenden Informationen bereitstellen:

• Status der Aktivität
  Im Zeitplan, Verzögert, Durch Dritten blockiert, abgebrochen, abgeschlossen
• Aktueller Fortschritt
  Persönliche, aktuelle Einschätzung zwischen 0 und 100%
• Confidence Level
  Persönliche, aktuelle Einschätzung, 100% der geplanten Ergebniserwartung zum Ende des Quartals zu erreichen.
  (0-100% bzw. nicht zuversichtlich bis absolut zuversichtlich)

Diese Werte ermöglichen die Erstellung einer Confidence Heatmap. Wichtig zu bedenken ist, dass insbesondere der Confidence-Wert je Persönlichkeitsstruktur unterschiedlich ausfallen kann. Daher sollten insbesondere die Veränderungen der Confidence-Werte für die Bemessungsgrundlage herangezogen werden. Der Algorithmus der GrowthSquare Plattform berücksichtigt diese Anforderungen.

Executive Check-In Meeting

Zeitraum: alle 4 Wochen
Dauer: 4 Stunden

Das Führungsteam kommt zusammen, um sich über den allgemeinen Status der Ausführung zu informieren. Es werden Gespräche geführt und Entscheidungen getroffen, die zur Unterstützung und Förderung der Ausführungsleistung ihrer Einheiten erforderlich sind.

Management Check-In Meeting

Zeitraum: alle 2 Wochen
Dauer: 2 Stunden

Das Managementteam kommt zusammen, um alle Probleme oder Herausforderungen zwischen den einzelnen Einheiten zu beseitigen und die Umsetzung zu unterstützen. Lösung und Einigung auf bereichsübergreifende Herausforderungen. Manchmal werden Ressourcen angepasst, um die wichtigsten Themen für den Gesamterfolg des Unternehmens voranzutreiben.

Team Check-In Meeting

Zeitraum: alle 2 Wochen
Dauer: 1 Stunde

Die Teams kommen zusammen, um ihren Gesamtprozess schnell zu überprüfen und festzustellen, ob sie Unterstützung durch das Management benötigen. Sie geben auch ihr Bestes, um potenzielle Probleme und Fragen zu identifizieren, die sie möglicherweise an das Management weiterleiten müssen.

Hinweis: Teamleiter sollten dem Management vor einem Management-Check-in eine allgemeine Statusaktualisierung vorlegen.